內容簡介:
真正有效的時間管理,
不是在管理「時間」,而是學會管理「自己」!


亞馬遜讀者五星評價
國際知名企業(瑞銀集團、微軟等)高階主管採用後紛紛推薦

競爭激烈的社會,不管是公司遇缺不補,或個人愛「包工程」,很多人都沒辦法在朝九晚五的八小時內,把工作做完。這種時候,大多數人不是想辦法加快做事速度,要不然就是留下來加班,消化工作量。

作者寫這本書,在告訴我們:
1.你不需要用工作時間長,來向公司證明你的貢獻度。公司比較重視效益。
2.工作時間拉長,生產力會下降,事倍功半。
3.工作量大,時間不夠用,是因為你「選錯」該做的事項,不能怪公司或怪別人。
4.本書會教你走出工作量大的迷宮,讓你每天準時下班,而且工作目標都完成。

書中作者傳授一套廣受企業喜愛的「生產力流程法則」,包含六個步驟:

步驟1.每天一早決定該做哪些事
每天待辦事項超過十項,肯定有問題!
別再列「待辦事項」,改列「高效事項」(高貢獻報酬工作)
「不辦」事項(一直收信,看Facebook……)也要列出來鞭策自己不要做

步驟2. 把該做的事,排進行事曆
每天行事曆裡只針對以下三種事情排進度:
--公司例行事務:會議等等。
--自己職務例行事務:聯繫客戶等等。
--「高效清單」裡的工作。

步驟3. 專注工作,不分心
想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」。
--外來的阻礙:同事來探詢或聊天,電話郵件不斷……
--自己的阻礙:負面情緒,過度社交……

步驟4. 快速處理隨時進來的訊息
--文件類:快速瀏覽,吸收訊息後分類歸檔或處理掉。
--e-mail:快速讀完,依照一定的標準,立刻決定該轉寄、回覆、存檔,還是刪掉。
--無論是文件還是email,都盡可能不要處理兩次以上。

步驟5. 終結鬼打牆的問題
解決人的問題:
--確保溝通要直接而確實
--讓事件的所有人都瞭解狀況
--遇到管太細的主管:試著調整自己,不然就向主管抗爭,或者乾脆離職

步驟6.做好你的能量管理
--不要過度工作,必須給自己足夠時間讓身心都能充電,第二天再戰。
--保持體能良好狀況:睡眠、運動、飲食均衡。
--保持心理健康:家庭生活、心靈成長……

作者簡介:
蘿拉.史塔克Laura Stack
擁有企管碩士學位,現任「生產力專家」(The Productivity Pro®)顧問公司總裁,提供企業內部生產力及產能效率專業諮詢服務。
蘿拉過去二十年顧問諮詢的經驗當中,幫助許多企業團體排除生產力效能低落的障礙,包括了沃爾瑪超市、思科系統、瑞銀集團、安侯建業(KPMG)、以及美國銀行等。她所指導的對象主要是公司領導人、專業經理人、銷售人員以及企業家,幫助他們整合產能效率的策略,特別是「用最少的時間,創造最多的成果」。
蘿拉的電子報訂閱者遍布全球三十八個國家。她同時也是微軟、3M、全錄及Office Depot文具連鎖店等知名企業的代表發言人。此外,她所設計的Productivity Pro備忘行事曆也授權Day-Timer製造發行。除了實際擔任顧問,她也把相關主張寫成書籍,目前有五本著作。




譯者簡介:
劉玉文
銘傳大學大眾傳播系畢業,美國華盛頓大學大眾傳播學院碩士,目前定居美國北卡羅萊納州。曾任職於臺灣電視及東森電視,現為自由譯者,已出版譯作包括《無所不在的連結:病毒式行銷!?用Facebook精準掌握潛在客戶需求》、《再也不說我老了:抗老管理療法讓歐吉桑變成年輕小伙子》。熱愛閱讀、文字、電影和貓。




內文試閱:
(以下內容摘自本書第一章)

揪出浪費時間的殺手



時間是最寶貴的工作資源。跟辦公文具甚或是金錢不同,時間用掉就沒有了;公司櫃子裡不會有個標示「時間」的盒子,備著一分鐘兩分鐘供你不夠時取用。時間用掉了就一去不復返,即使如此我們老是在浪費時間,多浪費的每一分鐘,都讓我們無法去做本來應該做的正事。
你不能白白浪費時間。如果你想要達到精簡工作的成效,確實做好時間管理非常要緊。當你在做「時間管理」,你不是在管理「時間」,而是管理「你自己」。也就是做好自我管理。
你有了這樣的基本概念後,我們來看看哪些是造成時間浪費的殺手,以下幾項是職場中常見的殺手:
e-mail:老是在檢查收件匣是很糟糕的事,如果每一封來信都要看,都要回覆,你該做的工作只會脫軌、跟不上進度。你不但要花時間打開信、瀏覽信件內容、決定是要忽略或是回覆對方,更糟的是,你還要花更多的時間重新集中精神,收心繼續工作。
面對現實吧,e-mail雖然是很好用的工具,但放任不管的話,只會白白吃掉你的工作時間。如果你真的無法克制自己去點開來看,那還不如關掉e-mail,好好專心工作。比方說,關閉來信提示音或是其他的系統提示,不要讓提示音的嗶嗶聲打擾你,不斷提醒你有待看的來信。在第三章中,我會介紹一些可以好好管理e-mail的程式工具。
網路:網路是職場中最浪費時間的殺手,雖然網路很有用,甚至可以也真的幫許多人創造財富——但也是一個會讓員工沉溺其中,造成產能低落的主因。近期的研究就顯示,上班族承認每天上班會打混,打混的時間平均兩個小時,其中一個小時就是掛在網路上。相當不妙!
網路是資訊的無底洞,有的資訊有用,有的卻無用。網路很方便,有時還能節省時間,但很容易推人下海。比方說,剛上網只是用一下網路付款或是查查地址,到最後卻讀起新聞或是查看社群網站的更新。
如果你打算休息一下,紓解一下壓力,上上網是沒有什麼關係,只要確定時間地點恰當,不會干擾你正常工作就好。不然的話,把網路視為一種工具吧,跟所有工具一樣,有需要才用,用完了就要收起來。
社群網站:請小心使用推特(Twitter)、臉書(Facebook)以及LinkedIn這些社群網站。因為以產能的觀點來看,社群網站簡直就是時間的吸血鬼。包括我在內以及其他許多企業主,都會利用社群網站拓展市場商機。可是呢,有許多職員使用社群網站瀏覽訊息、更新回應,但都不是為了商業目的,而是私人用途。雖然職員浪費的只是時間,這不但不能幫公司賺錢,反而會讓公司賠錢。
交際行為:我們都希望工作場所氣氛融洽,和同事相處甚歡,而現況卻是我們占用上班時間閒聊。午休時間跟同事聊聊天沒有太大關係,但工作時間就應該用來工作。你更要避免在別人的辦公室或座位旁聊天,這不但浪費自己的時間,也在浪費別人的時間。所以,不管你多想跟別人交際,還是要控制自己的社交習慣。
員工不認為自己聊天是在浪費時間,而管理階層則認為員工聊天就是在浪費時間。那結論到底是什麼呢?聊天可以說是浪費時間,但也可以說不是。所以,交際行為要視個別狀況而定,而每一個狀況都不一樣,得依據社交內容和目的。雖然有的交際行為就是在浪費時間,但有的確實具有目的,不能以偏概全。比方說,花了三十分鐘講莎莉姑媽開刀的事情,很明顯地對工作沒有幫助,而有的社交活動是為了建立人脈、凝聚向心力、增進同事情感以及彼此切磋學習,這類的交際就是有必要進行的。
你一定要知道何時得喊停:「好了,我已經聊得夠久了,該回去工作了。」這時就要結束談話,回到工作崗位上,不要想再偷懶個十分鐘。如果大家都有這種自覺,那我上文提到的那種了無新意的研究,也不會繼續存在了。
八卦與抱怨:說到應該要自制的社交行為,我強烈建議一定要戒掉兩種「交際」方式:八卦與抱怨,這兩種行為不但會浪費時間,還會傷害到公司文化,甚至於造成公司的損失。
和同伴聊天時,最忌諱在背後說人閒話。大嘴巴拿別人的私事取樂,不會幫助你達成工作目標,到處散布負面想法與批評更會造成莫大的傷害。
一個老是抱怨生活中讓人不悅的事,什麼事都在發牢騷的人,最後成就不了任何一件事。而八卦的內容都很負面,沒有人聽了心裡會舒服。說得更具體一點,不要一直抱怨自己的薪水很低,也不要一直抱怨自己的工作內容還有同事。與其喋喋不休抱怨,還不如轉念找出一條活路。如果你抱怨的事情,是你無力改變的,那就接納它,然後向前邁進;如果你抱怨的事情,是以你能力可以改善的,那就盡全力去做吧!
處理私事:你的私事很容易占滿上班時間,比方像是即時通訊軟體、簡訊、e-mail還有電話,這些私人訊息很容易打斷你的工作。其實,你知道改正的方法:把所有的電子通訊裝置統統關掉,不要沒事就去看私人e-mail信箱,馬上停止私人的電話,不管是用公司電話打的,還是自己的手機。
除了私人聯絡,也有很多人在上班時間處理一些個人瑣事,像是記帳、預訂旅遊行程或是整理貸款申請單,這些瑣事也是在一點一滴侵蝕工作的時間。我猜這些人之所以要在上班時間做這些事,是因為工作時間太長,下班回家後身心俱疲,已經沒心思處理雜事。長久下來,只會造成惡性循環。所以請盡量在下班前把工作做完,準時回家然後在家好好處理個人瑣事。不過,某些情境必須跨國跨時區工作,沒辦法以上下班清楚畫分處理公事和私事的時間,但有這種概念至少會讓自己盡可能在工作時就專心工作。
抽煙:我想一定會有人針對這點寫e-mail給我,但我還是得說,有些員工打混的理由就是抽煙。每個人都有抽煙的權利和自由,但也只能在個人的休息時間抽煙,並且遵守公司的規定。有些人不遵守規定,抽煙次數超過範圍,也有許多癮君子還要再抽個十分鐘,滿足自己的癮頭。其實,有許多公司已經對抽煙行為很不以為然,因為員工走到吸煙區抽煙,抽完再回到工作崗位上,前前後後可能會花費十分鐘或更多時間,一週下來,浪費的工作時間非常可觀。解決的辦法很簡單,就是戒煙!
遲到早退:這個成因不解自明,我們偶爾會遲到早退,但有人則變成一種習慣。雖然遲到早退好像不會花掉很多時間,但事實並非如此。試想一下你每天遲到或是早退了十分鐘,這些零零星星的時間加總起來,可能和你的有薪年假差不多時數了。如果你有這個習慣,最好趕快去設定鬧鐘。
枯燥乏味的工作:單調的工作很難讓人振奮,如果你不要想著工作很無聊,工作效率反而會變得比較好。解決的方法就是:別想太多,快點動手,馬上做完!神奇的是,有高達九成九的機會,你會發現原本刁鑽的工作都會比你想的要簡單。不過,萬事起頭難,假設你真的很難起頭,先設一個五分鐘的工作行程,等你開始工作,過了五分鐘就做不下去了就不要勉強,先暫停一下。但是,你一定要在明天抽出額外五分鐘,把今天的事情做完。當你逐漸上手之後,就會發現每一次工作的時間從五分鐘、十分鐘開始延長到十五、二十分鐘。其實,有時時間長短不是重點,我們需要的是一個契機,能讓自己堅持到底。


時間花到哪裡去了?
對於上一節所提到的時間殺手,最簡單的制裁方法就是:「完全戒除!」可是,你還是不知道自己把時間花到哪裡去了,那該怎麼辦?你很努力減輕多餘的工作負擔、重新分類歸納重要的工作,卻不小心東摸西摸,把時間都給摸掉了,造成工作進度落後,一切都是徒勞無功。如果真的有這種情況,請你把一整週當中做的事情,不管是重要還是不重要的事情,好好地記錄下來。
看著自己的紀錄表,問問自己這些問題:
●我的時間安排妥當,可以好好處理最優先的項目嗎?
●我可以放下哪些工作?
●我還需要多做哪些事情?
●有哪些事情是我該做,卻未做的?

若想要更進一步改進自己的時間運用,可以參考麥可.邦吉.史戴尼爾(Michael Bungay Stanier)在著作《讓工作自由:激發熱情與潛質的15條捷徑》(Do More Great)中所提供的方法:首先,把手上的事情分成雜事(Bad Work)、正事(Good Work),以及大事(Great Work)。「雜事」就是指麻煩的事情、沒有價值的低階工作。「正事」就是指上級希望你能做到的事情;而「大事」就是能夠滿足本身的成就感,而且還能大幅改善現況的工作,只是需要點時間才做得完。這個方法的目的就是要減少「雜事」,增加「正事」。比方說,你的「雜事」也許是某人的「大事」,那就把工作委派給他,如此你才能有更多的時間去完成你的「大事」。麥克在書中提到了十五種方法,都可以幫助你釐清時間的濫用狀況,並且獲得改善。


站穩腳步,堅持到底
我們不是時間管理大師(如果是的話,我們就可以表現優異,把一天二十四小時當三十小時用了),我們所能做的就是盡好本分管理自己,好好珍惜得來不易的時間。我們不能把時間耗在別人身上,自己更不能白白浪費時間,所以,不要凡事事必躬親!
只要好好有效利用時間,你就會有充足時間完成大事,所以請深思熟慮時間的安排,貫徹到底。雖然你是受雇於人,但只有你才能主宰該完成什麼樣的工作。只要你能掌握好時間,就可以做好真正重要的工作,不要把時間浪費在對長期發展沒有好處的事情上。
當你發現有好幾個時間殺手存在於日常生活中,我建議先找出最嚴重的那一個,想想該怎麼修正,鞭策自己把在這本書上學到的運用出來。只要你搞定這個時間殺手,就移到下一個,到最後,你的產能效率更好了,也會有更充分的時間,我相信連你自己都會為這個成果驚喜不已。


建立一份「不辦清單」
管理大師彼得.杜拉克曾經說過:「事必躬親對於工作效率上完全沒有幫助。」這是我最欣賞的名言之一,我的e-mail簽名檔引用的就是這句話。
一直到這個章節為止,你已經進行了初步的時間管理分析,現在是建立一份「不辦清單」(Not-To-Do List)的好時機了。「不辦清單」就是指你沒必要、也不用去做的事情,我的主旨是減輕你的工作壓力,並且每天在工作之餘,還能騰出九十分鐘的空閒時間,而這份清單就是貫穿全體的軸心。
「不辦清單」不用很花俏,只要把每天會浪費時間、也不是你該做的事情一一寫下來就好,包括因為你的「濫好人」,而不慎扛下的那些勞務。建立好清單後,定期檢視修改,避免自己不小心又走回老路,重演產能低落,必須加班才能完工的情境。舉例來說:
●不要去做那些應委派他人的低報酬或不重要的工作。
●不要讓突發狀況、救火占去你所有時間。
●不要把所有時間都給了工作,犧牲家人與朋友。
●不要在上班時間處理私事,也不要在下班時間處理公事。
●不要拖拖拉拉。
●不要事事要求完美。
●不要參與無意義的會議。
●不要說人閒話、四處抱怨。
●不要進行無謂的多工。
●不要讓電子產品對你造成干擾大過幫助。
●不要在上班時間流連社群網站、掛網漫遊。
●不要一直查看e-mail,除非你的工作屬性必須如此。
●不要覺得內疚、不要懷疑自己的價值觀。
●不要覺得自己在做的工作沒價值。
●不要拖到最後才開始做重要的事。
●不用事必躬親。

以上只是點到為止,你懂這概念就可巧妙運用。清單內容和項目種類會因人而異,端看每個人的工作環境適用狀況,去判斷是否切合實際符合邏輯。你只要做好必要的工作,不要花時間去做無謂的事情。也許你會認為減少工作量和消滅時間殺手,跟生產力好像沒有直接關聯。你可能還在想,要提高生產力就應該每天多做一些工作,這是大錯特錯。行事曆上排滿了不重要的雜事,並沒有辦法讓你提高生產力、達到更好的成果。
有自覺的思考,是學習減輕每日工作負擔最重要的關鍵,這樣你才能把時間從工作中搶回,享受到應得的個人生活。仔細分析你的職責和工作要求,決定哪些是必要的工作

「待辦清單」:檢查還有哪些沒做?
現在就可以開始整理、分類那些沒被精簡的工作。這些不能減的工作,就是你的「待辦清單」。很多人以為我反對建立待辦清單,因為我在本書的封面(譯注:指本書美國版書封。)上,放了揉成一團的待辦清單紙條。這真的是個誤會!這團揉皺的紙條只是反映了許多人看到那又臭又長排山倒海的清單,心情非常沮喪的寫照。
待辦清單必須保持條理,清楚明白,在這一節中我們會討論如何建立兩種待辦清單。(在這一段我們會先介紹一種,另一種型式的清單稍後會提到,以免混淆。)

1.第一種清單是屬於每日性的,我稱之為「高效事項」(High Impact Tasks,簡稱HIT),主要是保持工作流程的活性。
2.「重大事項」(Master List),包括未來預定的工作計畫、尚未到期限的待辦事項,以及你已經有了想法,但還沒時間準備開始的事情。

首先,你要分清楚哪些工作今天一定要完成,而哪些不用。如果把這兩種工作混在一起,就很難判斷優先順序,不知道哪些工作要先做,哪些稍後再做即可。


每日性的「高效事項」
「高效事項」當中,包含的工作應該是在特定日期內完成,且分量合理的工作。一般說來,你每天的上班時間大多湧入許多活動,像是開會、收發e-mail、接打電話還有其他的交際活動。(關於如何處理不斷湧入的資訊,我會在第四章中有詳細的討論。)
不要把所有你想做完的事情,都一股腦兒地堆放在「高效事項」清單中,「高效事項」應該是你的工作指南,負責引導你的工作,所以在安排清單的時候,也要考慮到實際的狀況。比方說,你知道要開三個小時的會,要收發一堆e-mail,同事會跑來打擾你,老闆要找你,顧客要跟你聯絡,別忘了還有休息時間,那麼,你為什麼要排出一份十七個小時的工作表?如果你在清單上列出的項目超過十項,我敢說,你把清單列得太長了。
「高效事項」清單上的工作,應該是屬於以下幾種類型:
●把合約寄給某位客戶。
●製作PowerPoint簡報。
●提交每月營業報告書。
●e-mail給強尼的老師,討論關於田徑校隊的事情。
●匯整市場研究分析的結果,制定相關策略。
●撰寫公司新聞稿。
●打電話到科羅拉多大學商學院,安排教學觀摩。

如果運用得當,你的「高效事項」清單將會是提高產能的利器,同時也是很好的管理工具。所以,問問自己:「我手邊有兩個案子,一個是我正在處理某個客戶的案子,另一個則是別人剛剛才丟給我的新任務,如果我跑去接了新任務,本來承諾某客戶今天要完成的事就會黃牛。所以,哪邊比較重要?」如果我的辦公室主任貝卡這樣對待我,而我也接受了,她清單上的事項就會跑到我的清單來了。

「重大事項」清單
「重大事項」清單上的項目,應該包含所有雖不急於一時,但卻是你必須要做或是想要做的事情。(這類事項很多人至今仍會將之列在每天的待辦清單裡。這樣並不恰當。)而每天的「高效事項」應該是短期內必須要完成的,不要拖拖拉拉以致耽誤到那些長期重要的工作發展。把所有重要、但非緊急的事務,或是沒有設定期限的工作,都放在「重大事項」清單中。這樣一來,那些不需要今天完成,但總有一天必須要做的重要事項也會在你的掌握當中。
舉凡公司、部門、小組甚至於你個人,所有經營策略面大方向的事務,都應該會在這個清單上。同樣在清單上的還包括許多「總有一天」要做的事,包含翻新不合宜的工作流程創造新體制,或是你個人想要學習新的語言等等。把「重大事項」清單獨立出來,可以讓「高效事項」清單精簡,不至因事項超載而導致失靈。而「重大事項」本身則可以隨時保持開放,接納許許多多長遠該做的重要事項。
「重大事項」清單上的項目應屬於以下幾種類型:
●聘請新的助理。
●研究客戶關係管理系統(CRM)的軟體。
●下載條碼應用程式。
●採購新的印表機。
●名片印上QR碼。
●為會員網站建置WordPress插入語法程式。
●估算除草服務的費用。

「重大事項」清單應該是隨時在進展中、一份永續性的工作清單。一份生生不息、隨時增添紀錄的長程工作指南。此外,千萬不可把「重大事項」清單列完後就束之高閣漸漸淡忘。隨時謹記在心,要把「重大事項」融入「高效事項」。這樣的話,才能確保你每天不只是在做緊急的工作,同時也在進行真正重要的大事。


從「重大」匯流至「高效」
當你思考該做哪些事情,請想清楚「這件事非得要在今天完成嗎?」如果是,那就放在「高效」群組中,如果不是,就放在「重大」類別當中。
我們會在第四章談到一些整理歸納工作的方法。你大概還是在活頁行事曆上,登錄「高效事項」清單,那麼別忘了給「重大事項」建立一份單獨頁面,並且標上「重大」的標籤。
我個人習慣用Outlook 的「工作」(Tasks)來記錄「重大事項」,因為這個軟體的功能可以很快把「重大事項」匯入「高效事項」。首先開啟Outlook 的工作,設定的步驟如下:
●在工作列上設定成按「開始日期」排列(目前預設都是按「到期日」排列,不要這樣做。你不會希望一件需要三個工作天的任務,今天才看見,而今天就要截止了。)。
●在新增一個工作項目時,先設定「開始日期」,把你想要開始動工,或是再評估的日期填上,然後按確定鍵鍵入「到期日」。(只填到期日的話,你每天就會在工作面板上看到同樣的工作項目。)
●以主要專案為「類別」命名,盡可能列出這個專案所有需要做的大小事,分別填好開始日期及到期日,並把它們全都歸入這個專案名稱的類別之下。這樣一來,你就可以利用「類別」作檢索,輕鬆掌握某特定專案的所有工作清單。
●由於Outlook工作功能會自動按日期把該做的事推移出來,被標幟了「今天」的待辦事項,就是你每天的「高效事項」。
●「總有一天」要做的那些「重大事項」,不要設定「開始日期」和「到期日」,讓它們全部匯整歸入「無日期」的事項列表,以便你可以時時檢閱管理這些事項。


重新回顧的程序
當你建立好工作清單,應該還要依下列三個角度隨時檢視:
1.每月預先安排:檢視自己的行事曆和專案計畫,安排一下哪些項目要在月底前完成。把「總有一天」要完成的「重大事項」,設好「開始日期」,讓它們可以自動被排入每日的「高效事項」。檢視一下有哪些事應該收尾了,哪些專案工作開動了,哪些會議資料該提早做準備了,為了出差哪些事該先安排了等等。同時,把已經過了時效,或因種種原因不再需要做的項目全都刪除。
2.每週反覆貫徹:回顧一週以來每日的工作活頁,看看是否還有未完成或是遺漏的工作項目。比方說,你留言給了誰卻還沒得到回音?誰取消了約會,而且還要重新安排時間?有沒有應辦完卻沒完成的事情?什麼時候忘了寄送感謝函給客戶?別忘了要在適當的時間,做完這些工作。其實,那些成功的人不僅都是自動自發的人,更是能貫徹始終的人。
3.每晚「高效」分類:假想一下你的「高效事項」清單上有十個項目,一般來說「高效」上的項目,應該包含了來自四面八方、輕重緩急不等的事項。縱然你很容易被迫處理緊急但相對沒那麼重要的事情,但別忘了你也必須要做不急但很重要的工作,也就是需要長時間才會發揮效益的事。那麼,當你手上有了空閒的時間,可以任意使用,你打算先做什麼?每天你下班前,請運用下一節提到的分類法,先把明天準備要做的事情做好分類,如果臨時有急事插隊,就可以用分級法決定案子的先來後到。


分級:戰場的急救排序法
還是會有許多人會把「高效事項」清單,誤認成「非完成不可」清單,但這樣子的話,一天得要工作十六小時才辦得到。我重新再說一遍,你不用在下班前把所有大大小小、不分輕重緩急的事情,在一天之內全部辦完。假如這個案子和你的工作關聯不大,或是時間不夠用,就放下吧——至少暫時擱下。不要把所有事情想得太嚴重,想太多只會加重自己的工作量,心情也越來越消沉。所以,一定要保持生活的彈性和靈活。
要怎麼做才能讓生活比較有彈性?首先就是事先找出哪些工作是一旦不得已可以馬上擱下的。想辦法把工作量降到合理的程度,這樣才能每天節省九十分鐘,或者更多你值得留給自己的時間,在這樣的情況下,懂得把事情「分級」非常重要。
「分級」(triage)一詞源自醫學的領域,指的是根據傷患的嚴重程度,給予分級,並依照等級決定照護的方式。按照字面的解釋就是:「依照患者或是傷兵的傷害程度,予以分類、分級;並按照分類分級的標準,決定急救的優先順序以及適當的治療方式。」
在醫院急診室中,負責分級的護士,會依照每位患者的狀況,決定哪些患者應立即接受治療,哪些患者可以稍後再處理。所謂先到先接受服務的概念在這裡不適用,也不應該是這樣;搞清楚優先順序變成最高目標。有了分級系統,醫生就不會花太多時間治療感冒的病人,但同一時間急診室中有人快要失血致死卻沒人上前處理。
「高效事項」的分級概念雖沒有醫療上的那樣嚴正,但確是提高生產力的藥方。就如同護士把患者分級,你也要把自己的工作分出輕重緩急,找出最重要、最優先的那一個,其他的可以先不用管,先全神貫注在最重要的那一件事情上。
在戰場的情況又不一樣了,傷兵數量大,時間也很緊迫,醫務兵會採取另一種分級方式,節省分級傷兵所花費的時間,以爭取更多的搶救時機。北大西洋公約組織的部隊就把傷兵分為以下四個「P」(priority),決定急救的優先順序:
●P1:呼吸停止(立即生命危險。)
●P2:失血(短時間內不進行治療則會危及生命。)
●P3:骨折(長時間不進行治療,病情會惡化。)
●P4:燒傷(傷口會疼痛,需要長期的復原期。)

根據傷害的狀況不同,隨時變更搶救的順位,P1項目需要立即治療(因為沒呼吸沒心跳就是死了),而其他的則比較有時間彈性處理,比方說一位燒傷的傷兵,燒傷的面積很大,比較起傷口小且失血少的傷兵,狀況要嚴重多了。而且,嚴重燒傷的士兵可能會有生命危險,應該要接受P2的治療,而非一般燒傷的P4治療。由此可知懂得活用這個系統,依照實際需要標示順序,比死板地參考案例還要重要。
運用在「高效事項」的分級,是不是也可以此類推?
●P1:今天沒完成這個工作,公司就會開除你。
●P2:最近應完成的高價值、長期性的工作。(通常轉自「重大事項」清單。)
●P3:沒完成這件工作的話,就會有人不高興。
●P4:惱人的瑣事,例如交際應酬和臉書上的網路互動。

你今天必須要完成哪些工作?如果你等下就快要開會了,但你還沒準備好開會用的簡報資料,這件事顯然比較緊急,必須馬上去做(P1)。原本的策略需要更新了,但你需要幾個小時好好思考(P2)。這時候,如果你有個供應商的電話要回覆,就相對比較不那麼重要了,雖然廠商催你回電好像事情很緊急的樣子(P3)。大部分的e-mail不見得都很重要(P3),但如果你已經兩天沒有收信了,你的老闆可能會很不高興(P1)。你甚至可以刪掉某些事項。像是清理休息室爆滿的冰箱完全不用做(P4),不管你心裡有多想快點清理冰箱。
請記得,每個人的情況不同,優先順序也不同,這完全是操之在己,只有你才能決定待辦清單上的優先順序。安排處理順序的時候,也別忘了醫院急診室內的檢傷分級,試著自問:「這件事攸關生死嗎?」,你才能清楚分辨出哪件事一定要馬上辦好(P1),哪些工作可以等一下再做,或是之後幾天做完就可以(P2),又有哪些專案需要幾週的時間,才能結案(P3)?有哪些瑣事可以減少、甚至不用做了(P4)?當你了解每個工作的重要程度後,就可以找到適當的時機逐一完成工作。
保留一點彈性很重要。P1和P2級別的事情很緊急,必須馬上去做;也就因為這樣,這會是你的「高效事項」主要來源。不過你在安排每日工作時,應該要保留一些空檔給「重大事項」的P2及P3級的事情。P2及P3級的事情通常都不那麼緊急,我建議你只要一有空就主動先做一點,不要拖到最後反而變成不可收拾的危機。
每天工作多少會碰到突發事件,你還是要把這些突發事件排進工作表中,動手處理。畢竟醫院的急診室,不會因為生命垂危的人早上沒預約看診,就拒收患者,不給予急救。
預先做好部分工作的同時,也要刪除一些不必要的工作。比方說,打噴嚏或是被紙割傷的人,卻跑到急診室尋求幫助。你不應去做這一類的工作,也不應該讓這類的工作打亂你的時間表。你不做的話也不會有人生氣,那這件事情就不是很重要,可以從工作表中剔除。被動應付式的瞎忙對你的前途一點幫助也沒有,你該做的工作應該是以職責所在、符合策略目標、維持穩定的進度以及重要卻非緊急的項目為主。
隨時分析你的工作清單,適時縮減工作負擔,確實做好分級歸納,必要時調整優先順序。如此一來,就可以去除掉許多不必要的工作,做好該做的事,不要貿然把工作扔到非待辦區中。確實執行的話,你每天就可以超前進度,空出九十分鐘。這多出來的時間,你可以拿來休息充電,和家人共享生活時光,為之後的挑戰作準備。




資料來源:http://www.taaze.tw/sing.html?pid=11304775809