內容簡介:
★商業周刊1066期書摘報導!

跨越世代藩籬,凝聚一甲子功力的職場經典
每隔一段時間,就會出現一本書,傳遞出不受時間影響、普世認可的訊息。
《最重要的工作書》就是這樣的經典。

2005年,美國《Business 2.0》雜誌封面故事報導,雷神公司執行長史萬森自費印刷的手冊《史萬森的不成文管理守則》,受到奇異公司前執行長傑克.威爾許和股神華倫.巴菲特的讚揚,因為這本書中所寫的,正是每個人樂在工作、享受成功不可或缺的重要關鍵。
後來得知,這本手冊的最初版本,乃是出自金恩於1944年發表的三篇專文,原名《工程領域的不成文規定》。儘管當時並未正式出版,銷售竟悄悄突破十萬本,顯見其內容之雋永實用,完全不受時代的影響。本書即是其最新修訂版本。
這本充滿睿智和洞見的書,簡約平實而引人入勝,針對處理事務、與他人共事、向老闆報告、籌組專案、進行會議、在職場更上層樓等諸多議題,提供永恆不變的守則。無論你是企業新鮮人或是經驗豐富的經理人,都將從本書獲得如寶石般珍貴的工作智慧。


◎ 職場新鮮人需要立刻學會的事
.如果能把眼前的工作做好,未來的發展自然就會好。
.如果你不知道答案,就說你不知道,但是同時也要說:「我會立刻找出答案。」
.不要忽視這個不變的真理:你的直屬上司就是你的「老闆」。
.要透過書面形式,確認指示和對其他人的工作承諾。

◎ 管理者需要做好的事
.如果你無意聽取、考慮或採納別人的意見,那就根本別問。
.每次會議結束之際,要是出席的人並未明確了解工作的內容、負責人和時間表,就視同失敗。
.永遠要為你的團隊和團隊成員,負起完全的責任。
.「一切都要最好的」,這是很自然的做法,然而當你這樣做的時候,跟你共事的人會很明顯地不願跟你共事。

◎ 經常被忽略的專業能力
.能與各式各樣人相處的能力,是最珍貴的人格特質之一。
.與同事陷入爭辯時,「私下」化解你們的歧見,通常會是比較好的做法,千萬不要請來更高層級的人做出仲裁。
.無論雇主提供你多少補助,你都必須設法趕上自己領域裡的最新科技,因為如果你等待別人給你機會,就等於是等著自己被淘汰。
.留意你的個人儀表對其他人所造成的影響,還有反過來對你自己的影響。

作者簡介:
金恩 W. J. King
曾擔任奇異公司(GE)工程師,以及加州大學洛杉磯分校工程學教授。於1983年辭世。
本書的原始版本《工程領域的不成文規定》,是金恩於1944年在《機械工程》雜誌上發表的一系列三篇文章,曾由美國機械工程學會印製發行。

史卡昆 James G. Skakoon
本書修訂者。為工程顧問公司威達科技(VERTEX Technology)總經理,著有《詳盡機械設計:實用指南》。現居美國明尼蘇達州聖保羅市。

譯者:
齊立文

內文試閱:
前言
在寫作本書初稿之前,原作者金恩(W. J. King)承認,他其實已經非常清楚地意識到,在任何組織裡,成功的幾個最大挑戰,都是在於人的本性與經營管理的本質。金恩和他的同事發現,一旦違反專業上不成文的操守規範,他們所遭受到的困擾,竟然遠比工作上直接犯錯更加嚴重。於是,在恰當的規定似乎還沒被寫下之際,那些所謂的「守則」就被歸納和彙整成一本剪貼簿,勉強稱得上是專業守則。雖然在本書的舊版和最新版本裡,這些守則都很散亂、不完整,但是在此仍要提供給任何可能覺得受用的人,無論是剛展開職業生涯的年輕工作者,或是對於這些事情已經瞭若指掌、卻往往未能付諸實踐的年長工作者。

這些守則既非理論,也不是憑空想像出來的,不過無論看似何其顯而易見,職員和主管最容易感到挫折困窘的主要來源,正是因為人一再違反這些守則。本書的第一個版本,大部分取自於針對四個不同部門、超過十七年以上的直接觀察記錄,其中三個部門當時才剛成立,並積極設法透過嘗試與錯誤,以穩固部門的發展。從無數的討論、觀察和文獻蒐集到的他人經驗,已經印證了上述紀錄成果。所以在此要特別強調,本書內容絕非只反映出任何特定組織的獨特經驗或特性。

在這些守則當中,有許多都是歸納而成的,因此在特定情境下勢必會出現例外狀況。本書無意鼓勵大家全然順從這些守則,也無意提倡組織的繁文縟節,因為「人的判斷力是無可取代的」。在碰到緊急狀況時,每個人都必須要積極進取,克服許多形式教條。然而,在許多方面來說,這些守則就像是社會的基本法,除了在某些個案身上看到的顯著特例之外,人不太可能經常違法,卻無須受罰。

第1部分 職場新人需要立刻學會的事
「最剛開始被分派的工作,無論看似何其卑微和瑣碎,你都要盡全力完成。」

許多年輕工作者認為,做些無關緊要的雜事,不但有損尊嚴,也枉費他們在大學裡所受的專業訓練。他們期望參與一些大型且重要的工作,以證明自己真正的價值。其實,你在執行最初幾項卑微任務時的態度和成效,很可能會受到密切的觀察,也許還會影響你的整個職業生涯。

偶爾,你可能會過分擔憂你的工作前景——目前的工作是否有利於達成自己的目標,或是夠不夠重要。這些當然都是很適切的考量,而且你最好也能仔細想想這些事。不過總的來說,如果你把目前的工作做好,未來就會發展順遂,才是最穩健踏實的做法。在大型企業裡,情況尤其是如此,因為大公司永遠都在網羅人才,以擔任更重要的職務。由於成功與否絕大部分是取決於人格特質、天生的能力,以及在執行任何工作時,都能充滿活力和發揮才智,因此以下的說法可是一點也不誇張:如果你把某個微不足道的瑣事做得很好,你最終的際遇將會比表現平庸的專案負責人好很多。此外,如果你不先在目前的工作上力求表現,你就不太可能有機會去嘗試更符合志趣的工作,這也是千真萬確的事。

「展現出完成工作的執行力。」

這項特質是可以在不同情境下,透過各種方法來培養的。在接下來的段落裡,將會詳細說明這些面向。不過,執行力大概可以被歸納為是由下列三項基本特質組合而成:

˙積極進取:著手開始做事的動力,以及迅速推展工作的幹勁;
˙機智或靈巧:有能力設法達成想要的結果;以及
˙堅持到底(韌性):儘管遭遇困難、挫折或冷漠對待,仍不屈不撓的性格。

即便是各方面都很傑出的人,有時候也會因為嚴重欠缺這最後一項特質,而使得他們的工作成效大打折扣。這種做起事來不全力以赴的人,就是眾人熟知的「虎頭蛇尾者」。要不然就是會被說成是:「你不能太認真看待他們這種人;他們會在今天卯足全力推行某個構想,但是到了明天就會為了其他更瘋狂的念頭而放棄它。」因此,請牢記在心,如果說完成一件工作有任何好處可言的話,那麼完成一項工作的價值所在,或許就在於為了完成工作這件事本身。

「在執行專案時,不要被動地等待任何人——供應商、業務員、同事、上司——履行他們的承諾;你要追著他們跑,而且要時時刻刻緊迫盯人。」

許多新手以為光是提出請求或下訂單就夠了,然後就靜待商品或服務送上門來。絕大多數工作的進度,都是和勤於做後續追蹤以及加快推展工作直接相關的。加快工作進度的意思是,針對流程中的每一個步驟進行規畫、調查、推動和排疑解難。請養成這樣的習慣:每當遭遇阻礙時,都要立即設法跨越,找尋其他資源或權宜之計,以讓工作持續運轉,不致失去動能。

從另一個角度看,有些熱心過度的人偶爾會把這件事情做得太過火,讓自己變得非常討人厭,因而使得每個人都因為他們的窮追不捨而心生敵意。要小心避免對其他人要求過高。太過堅持己見和過度焦慮,對於個人利益所造成的傷害,可能會遠大於因為工作疏失所導致的損失。

「透過書面形式,確認你的指示和其他人的工作承諾。」

千萬不要只因為有人答應要做某件事,就假定對方會完成工作或遵守協議。許多人的記性都不太好,有些人則是太過忙碌,但是如果把事情寫下來,則幾乎每一個人都會極其嚴肅地看待這件事。當然一定會有例外,所以偶爾將書面副本交給第三人做為人證,也會有所幫助。

「每當被公司派去出差,無論是任何一種形式的公差,都要做好準備、貫徹執行任務,並且在返回工作崗位後仍持續追蹤,直到完成為止。」

任何一趟公差,無論是評估設計案、化解抱怨、分析問題、調查失敗原因、拜訪客戶、探訪供應商或參加商展,都值得你格外用心,以將所花費的時間和金錢花揮最大效益。雖然每一次出差都會有獨特的目的,而且你後續的追蹤工作必須做到什麼程度,也會因為每趟差旅性質的不同而所有差異,但至少在最低限度上,請務必做到:

˙規畫旅程:這絕對不只是預定交通工具和飯店而已。請將所有可能發生的狀況都考慮在內,諸如行李丟失、聯絡不上客戶、延遲抵達、交通狀況異常等等。你這趟出差打算拜訪的人,都已經特別為了你而安排他們的行程,所以千萬不要讓他們失望——務必要準時抵達,並且隨時準備上場表現。請遵守這句名言:「如果你無法準時抵達,那就提早到!」

˙為待完成的工作做好規畫和準備:在抵達目的地之前,要預先準備和發送議程。任何有待評估的資料,都要提前送達。確保一切(例如,樣品、原型、簡報)都已準備俱全。任何一場簡報,無論看似多麼不重要,都要事先演練。簡而言之,除了你自己要做好萬全的準備,也要讓你前去拜訪的人也能做好充分的準備。

˙完成手邊的任務:你未必總是能夠達成出差的使命,得到令你全然滿意的成果;結果的掌控權可能是掌握在別人手中,因而導出了截然不同的結論。然而,如果你是奉派前去完成某項特定任務——也許是分析失敗的原因,或是觀察某項使用中的產品——而且無論出於任何原因,你被分派到的時間事後證明就是不夠用,你都要留下來,直到工作完成為止。因為你沒能在出差時把工作完成,所以稍後還必須派另一個人去收拾善後,這是你的上司或是你前去拜訪的客戶都不樂見的事。

˙進行適當的後續追蹤:通常一趟看似成功的差旅,若是沒有適當的後續追蹤,到頭來可能會一事無成。善用會議紀錄、差旅報告和更進一步的溝通,讓你能夠把事情做得盡善盡美。

「養成「讓我們一起去了解狀況!」的態度。」

在你整個職業生涯中,人們一定會帶著因為你的工作所引起的各式各樣真實的問題來找你。碰到這種情況,邀請對方跟你一起去了解狀況,會是十分有效的因應之道——換句話說,就是「讓我們一起去看看!」(Let’s go see!)光是坐在自己的辦公桌前猜測起因和解答,希望藉此理出頭緒,很難稱得上是適當的做法。在能夠解決問題之前,你必須要有充分深入的了解;而由於有些事情若是僅憑想像,乍聽之下可能會太過複雜和難以捉摸,因此唯有透過第一手的直接觀察,才能得到這樣的洞察。

「不要害羞,大聲說出來。要勇於表達意見,推銷自己的想法。
  
有太多的新進員工認為,他們的工作就是聽命行事。當然,有時候保持沈默確實是行事謹慎的明智之舉,但是一般而言,當你能夠有所貢獻時,就要勇於表達自己的觀點,這會對你大有助益。一個安靜又膽小的人,一句話都不說,通常會被看成是沒有想法,所以無話可說。 通常如果大家都沒把握該如何處理某件事,問題就會落在怎麼挑出較可能成功的方案。這時候,第一個大聲說出明確而且看起來合理的提議的人,就會有過半的成功機率取得主導權,唯一的條件就只是提議必須明確,而且看起來有道理。(所謂「最棒」的計畫,通常無法在事前就知道。)還有一種情況則是,對專案內容侃侃而談、信心滿滿的人,就會獲派去完成該項專案。如果你不想爭取那份工作,那就什麼都別說,而你一定會被略過,但是等到要指派更重大的職責時,你勢必也會被跳過。

「不要忽視這個不變的真理:你的直屬上司就是你的「老闆」。」   

這條守則聽起來再簡單不過,但有些人就是永遠無法領會。當然,你可以說你是為了社會、公司、部門、專案團隊、專案領導人、家人和你自己而工作——但其實你主要是為了你的上司而工作,也是透過你的上司而工作;這個上司,就是你要直接上報的主管。   

你也必定會碰到衝突,例如被指派到某個專案團隊,而專案負責人的要求非常嚴苛;公司的某位高階主管下令要你完成某項任務等等。當發生這種情況時,請回到先前提及的守則:與你的上司討論這件事。每位主管的工作之一就是解決衝突,你的上司也包括在內。
  
通常,認定你的上司就是擔任你的主管的合適人選,你反而能夠把所有事情做到最好。年輕人滿腔熱忱,亟欲大展身手,因而忽略、甚至僭越他們的上司,並不足為奇。有時候,這麼做確實可以把進度加快一點,但是用不了多久,他們遲早就會發現,大型組織並不會縱容這種做法。一般而言,你根本躲不開評估你績效的上司,因為他或她會評量你的許多面向,包括你與他人合作的能力在內。除此之外,我們多半是在能夠向上司展現出最起碼的個人忠誠度,同時感覺到我們是在協助上司完成重要的工作時,才會從工作中獲得更大的滿足感。

「與顧客和外部人士往來時,切記你是代表公司,在別人眼裡你負有全部責任和職權。」

你可能才剛從大學畢業幾個月,但是在所有交易裡,大多數的外部人士都會把你視為你公司的法務、財務和技術代表,所以在做出任何承諾時,都要小心謹慎。
資料來源:http://www.taaze.tw/sing.html?pid=11304776627