內容簡介:
◎一進公司,LINE、臉書、郵件就不斷湧來,每件事都急,我原來要做的事怎麼辦?
◎突然想到一個好idea,老是忙完就忘了,好可惜。
◎待辦事項清單越寫越長串,越看越懶,怎麼寫,讓我立刻動起來?
◎每天花這麼多時間工作,累的半死,這樣的人生真的有意義嗎?

本書作者班‧以利亞從2009年開始在蘋果擔任企業顧問,
能在這樣世界一流的公司任職,能力與效率一定非凡,
但他卻很誠實的告訴大家:「我其實天生愛拖延和耽擱。」
也因這個愛拖延的天性,讓班找出讓工作變得更好更快的方法。
怎麼辦到?善用待辦事項清單。

別人記待辦事項是把沒做的事情全部寫下,大事小事全都列,
他卻只花兩分鐘,五個詞,先裝忙,整理清單,
這樣子列出待辦事項,工作當場完成一半。
歷任蘋果公司、奇異電氣,就憑這個!

◎這樣列待辦清單。爆量負擔減成一半!
‧列清單,不是寫下沒做的事就好 :
一旦出現好想法,必須在兩分鐘內立刻移出心頭(腦袋裝不下的,馬上裝口袋);
還有,想擷取好點子,要寫句子、用動詞,不能隨手塗鴉。

◎利用工具思考。工具沒有錯的,只有挑錯的。
‧工具影響思考,思考決定成果。我該怎麼挑工具?
手寫、鍵盤、說話、心智圖、大綱、塗鴉……怎麼套用在不同工作?
‧開工就只用兩類工具、完工只要兩個步驟。(是,就這麼簡單)
更重要的是,別忽略手寫,這是刺激你想法的重要工具。

◎待辦清單2.0,依情境轉換做事智能,你的清單馬上升級智慧型!
‧待辦事項總是亂序到達?你要根據情境列出什麼環境,適合什麼工作。
‧然後用時間、空間、想法來分類你的工作:例如,有些事現在不做不是拖,
是等到對的情境做。

◎待辦事項不是寫完就算,要隨時複查,就不怕突發狀況。
‧資訊先複查,再更新,有三個標準:相關性、流量和急迫性,
才不會白紙寫空話。
‧不斷問自己這件任務可以 : 刪除、存檔、執行、委派、推遲 (五個詞)。
你再也不會被主管追問:為什麼報告還沒交?

◎待辦事項還可以結合人生目標,有夢想?胸懷大志?
‧再高遠的目標,都可以照本書的方法,轉換成接下來十分鐘內能完成的任務。
‧你的「現在需要」有助達成「將來目標」嗎?畫出重要性樹狀圖,找出人生的
藍圖後,再用完整句分割,人生目標自然立體成形!

這樣列工作清單,讓你在不知不覺間,讓待辦事項成為第二大腦。
這套連在蘋果工作都吃香的管理法,你一定要試試!


作者簡介:
班‧以利亞(Ben Elijah)
目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司,克服了工作效率過低的難題後,開始到各大企業擔任講師,幫助人們在資訊龐雜的世界,與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。


譯者簡介:
蔣雪芬
政大新聞系畢業;英國伯明罕大學觀光政策與管理碩士。譯有《讓錢不斷流進來的說故事技術》、《吃培根,別慢跑》、《沿著寂寞,我找到自由》(以上皆為大是文化出版)。


內文試閱:
待辦清單2.0
待辦事項總是亂序到達,根據情境列出優先

想一下生活中的各種情境,哪些對你有利的,又受限於哪些?想在不同的環境下提升工作效率,首先,要建立基本概念,理解不同的情境會產生什麼影響,進而在這些情境下,找出能做、應該做的事。
最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序,來決定當下要做什麼。但這種方式並不理想,因為優先順序其實是一種二分法,代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業,按照順序處理應該沒什麼問題。然而,現代的工作就不同了,訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去,有時候資訊內容還會彼此衝突。
因此,最好的做法是,根據當下的情境,先挑出可以執行的工作,並在所有可以執行的事項中,再決定要做什麼。養成這項習慣後,就能根據情境選擇要做的事,你將從有效率(妥善運用資源)變得有效能(達成目標)。它可以幫你更加善用時間,不管是時間充裕或情況緊急時,都能適當的應對。

什麼環境,適合什麼工作,列出來

回溯到2000年代,用資訊流的方式比較容易解釋「情境背景」(Context)。對大多數人而言,那時的電腦就是放在桌上,「上線」和「離線」是明顯不同的狀態。所以只要根據現有的工具和資源,就能定義出各項環境。以下是從2006年開始,我會工作的各種環境:

‧家裡。
‧電腦前:上線。
‧電腦前:離線。
‧電話中。
‧咖啡廳。
‧圖書館。
‧超市。
‧書店。
‧公車上。
‧火車上。

如今,這個分類已經失效了。有時候,我只能在咖啡廳待十分鐘,但有時候卻會對咖啡沉思好幾個小時。也有可能是都待在圖書館,上午能非常專注,但午餐後卻容易分心、心不在焉。所以不能只以地點和實物來定義工作情境。
更何況,科技也模糊了虛、實體的界線,像即使在火車上,還是能像以前坐在辦公桌前一樣,用智慧型手機,就能直接採買每週補充一次的日用品;在公車上能發送郵件,或在健身房聽有聲書。假如你願意,甚至可以在泡澡時參加視訊會議!
當這些界線一一被打破後,這些情境還值得定義嗎?我反倒相信,環境比起從前更加重要了,因為能做的工作變得越來越含糊,就更需要清楚的區分,才會知道什麼時候更適合做什麼工作。雖然科技的威力越來越強、也越來越友善,我們卻要更拚命的工作、工時更長、方法更愚蠢。所以,清楚的區分出當下的情境,知道自己是「不,我不應該現在做這件事」,而不是「不,我沒辦法做這件事」。它會歷經兩個階段的決策:

‧認知情境。意思是去細細檢視生活中的各種狀況,藉此定義出自己所處的環境,正確理解這些環境如何影響工作。
‧任何情境下,都能迅速找出自己能做的事。

情境不單指地點,有三要素

在此,我得先合理定義這裡所說的「情境」,以便讓你理解它和環境的關聯和區別。所謂情境就是空間、時間和想法架構出來的特定情況。想像它們是三角形的三個頂點,各頂點間有直線相連。

時間和空間——決定了資源可利用性

時間和空間是兩大變數,決定了你手邊的資源是否可用。例如,在某段時間內,手邊有筆記本和參考資料可以用來工作,那就是處在資源可利用性高的環境。相反的,若是你要採訪某位專家學者,手中只有筆記本和資料,就是處在資源可利用性低的環境。
時間和空間也決定了,該情境是固定的還是彈性的。像是,你得前往「一家」銀行辦點事,還是「某家」銀行?情境不相同,要處理的事就不一樣,因為你可以在任一家分行存支票,但要和某家銀行的經理會面,就必須前往特定位置。

空間和想法——決定專注力高低

空間和想法決定了專注力有多高。我常常發現不同的地點,會引導我做不同的工作。像是在家完全沒辦法工作,因為家這個場所較適合執行低專注力的任務,和快速瀏覽資訊。如果有任何要緊的工作,就得到圖書館或咖啡廳。
你的想法和心情也會影響能做的工作,例如開心或情緒不佳,再加上場所的合適性,便會強烈影響你對某項任務或工作計畫有多專注。

待處理想法多寡和時間完整程度——決定創造力高低

你能花多少時間在某個環境工作,通常會深受那個空間的穩定性影響,如果周遭的事物會讓人感覺干擾,一大段完整的時間就會被切割成許多小片段,那麼肯定會影響工作成果。對於開放式創作,一段穩定、不受干擾的時間是最重要的,但你所處理的資訊本身變動性如何(含有多少資訊種類)也極為重要。
也就是說,一項趣味十足、侃侃而談、喝酒助興的活動,應該會比焦慮、專注的思考活動,包含更多樣化的資訊。空間穩定性和資訊量共同決定了創作類型是開放式,還是封閉式。
在不同的空間、時間和想法下,資源的可用性、注意力和創作模式各有什麼含義?
舉例來說,在辦公室時,你的時間會因為有人來電,而被切割成小片段,而在書房或通勤時就能保有完整的一段時間。此外在某些情境之下,你的心境會比較輕鬆,所以多話又富有創意,但在另外一種情境下,則感到較封閉、一板一眼。
舉個具體的例子,在某些常見的場所,例如去隨便一家銀行,你可以迅速完成不用思考的工作,像是存款或領錢。但是在某家特定的銀行,則會有較複雜的工作,如召開嚴謹的會議。
三角架構能幫你解讀情境,為所處的情境找出最適合做的事,但你不一定要用到三角架構的所有細節。對於以三角架構分析,大家常會感到安心,要不然就是有點緊張,覺得這個圖形太複雜了。假如你是後者,別擔心,只需要依據自己的工作量、彈性和能力,來判斷應該做什麼事。
如果你在工作時不受情緒影響,或不管在任何場所,工作品質都一致,當然就不需要用到三角架構中的所有元素。假如你不確定,是否需要考慮三角架構裡的每項變數,可以從簡單幾點開始。
首先,為了幫你分類什麼情境下適合做什麼工作,請回想過去這一星期,你曾經處在哪些不同的環境下,當時的空間、時間和想法如何?細想下列每一項變數:

位置
‧這個情境受限於某個地點,或可以定義為某個位置嗎?
‧這個位置怎麼影響你的心情?

心情
‧當時你覺得愉快,還是充滿負面情緒?
‧對當時正在做的工作,覺得順利嗎?
‧你想做這件事嗎?
‧當時是放鬆、樂於交際,或是封閉、有壓力?

創作種類
‧細想當時的環境,可以發現資訊產出豐富的環境,像是圖書館、廣場、咖啡廳及畫廊,有助於開放式創作。反之,沉悶、資訊貧乏的環境沒有太多外在刺激,就較適合封閉式創作。

資料來源:http://www.taaze.tw/sing.html?pid=11304780733