內容簡介:
公開GTD「搞定5步驟」,幫助你實踐無壓力、高效能的工作管理技巧!


《TIME》盛譽為「商業心理自助類十年來最權威書籍」
500大企業惠普、微軟、NIKE搶修課程
全球狂銷200萬冊,發行超過30國語言
亞馬遜書店排行榜/時間管理類Top1


《富比士》讚譽:全美前五大高階經理人教練―大衛‧艾倫

事業有成、家庭和諧、滿足個人志趣,幾乎是每個人的願望,但在資訊充斥、瞬息萬變的環境中,該如何達成?你需要清空腦袋、保持思緒清明,才能享有工作與生活的平衡,實現更遠大的目標。
「最不會利用時間的人,最愛抱怨時間不夠!」

追求速度與效率必然產生壓力嗎?答案是否定的。大衛‧艾倫研究發現:工作效率和「放鬆能力」有直接關係!只有心思澄靜、思緒分明,才能讓事情有條理、創意無窮盡。

作者將其思想建立為一套既有助於放鬆,又能掌握所有事的「搞定5步驟」,讓每個人都能建立適合自己的管理系統,凡事有計畫進行、身心妥善,便可以在加速時減低摩擦,高效時降低阻力。

◎創造高效的「搞定5步驟」
<捕捉:善用工具取代腦袋>
用收件匣、筆記本、APP或錄音機等各種工具,不分大小輕重、個人或工作,收集所有待辦事項,便能大量釋放大腦造成的心理壓力。

<理清:決策雜事的最適處理>
針對每件收集到的事試問:這需要採取任何行動嗎?依可行動、不可行動分為:立即執行(2分鐘內可完成)、委派他人、延後執行或立即丟棄、留作參考資料、列入未來再考慮項目;迅速決定事情所屬的地方。

<整理:讓事情井然有序>
將理清後的項目歸類到行動清單、專案清單等各種能作為備忘提示的工具中,對不需執行但有價值的資訊則建立個人參考資料庫,讓事情透過外部工具各就各位,大腦專注發揮思考判斷與創造力。

<回顧:定期檢視每個項目>
定期檢視各種清單,確保每項任務都在掌控之中、持續推動進展,甚至進一步發現啟動擱置已久的夢想的機會,大膽挑戰新事物。

<執行:全心採取實際行動>
考量自己的條件限制(情境、可用時間、精力)、事情格局(例行瑣事或人生目標?)與任務性質(突發狀況或已排定事項?),再依「直覺」決定當下應採取的適當行動。

這是一本從核心原則到致勝秘訣――超級詳細的「時間管理」工具書,不僅能改變工作習慣,也能改變面對工作的方式。只要照著步驟,絕對能幫助你有效達成理想目標!

◎本書特色
1.時間管理領域中,內外功兼具的最佳工具書
本書涵蓋大衛‧艾倫的哲思理念、成千上萬名使用者實際經驗,與認知科學的研究支持驗證,卻轉化為簡單而實際的方法、鉅細靡遺地說明,帶領讀者按部就班建立個人化的「搞定」管理系統。

2.內容具「模組式架構」,讀者可視需求彈性運用
作者針對「搞定」系統的每個環節、步驟,均提供諸多可獨立使用的實踐方法,學會多少技巧就能發揮多少功效,完整融會貫通更能發揮加乘效果。
例如光是「2分鐘定律」(指可在2分鐘內完成的事,就在收到時立刻執行),就幫助無數未採用整套「搞定」模式的人,提升意想不到的極佳效率。

3.案例與建議極為實際,絕非唱高調卻難做到
決定處理事情的優先順序,按傳統的「由上往下」(從目標願景到具體行動)沒有錯;但當底層已經混亂失控時,「由下往上」(從現行行動去探究目標願景)更有效:管理好眼前小事,便能朝向大事邁進。

4.不只是「給你時間」,而是要給你「更美好的人生」
作者的目標是幫助人們在工作和生活中遠離壓力及焦慮,期望讓人們能「心境如水」地適度應對所有事:並非不為外物所動,而是面臨任何狀況都能恰當回應,自由安排好該做的事,進一步按照所追求的目標而活。

作者簡介:
大衛‧艾倫David Allen
大衛艾倫公司(The David Allen Company)的董事長,擔任管理顧問與高階經理人輔導教練超過35年。《快公司》(Fast Company)雜誌稱之為「世界上最有影響力的工作效率思想家之一」;亦獲《富比世》(Forbes)雜誌認同為全美前5大的高階經理人教練、《商業2.0》(Business 2.0)雜誌評選為年度50大重要人物。
曾擔任甲骨文(Oracle)、紐約人壽(New York Life)、世界銀行(The World Bank)、福特基金會(The Ford Foundation)、L.L. Bean,以及美國海軍的主講人與主持人,亦曾為美國境内無數個人與團體舉辦研討會。
艾倫的文章曾刊登在《快公司》、《財富》(Fortune)雜誌、《洛杉磯時報》(Los Angeles Times)、《紐約時報》(The New York Times)、《華爾街日報》(The Wall Street Journal)以及其他許多刊物上。
目前住在荷蘭阿姆斯特丹。

譯者簡介:
向名惠(國外序、前言、第4章至結語)
畢業於泰國的朱拉隆宮大學國際財經貿易系,主修會計。
曾擔任財經翻譯並協助花旗私人銀行翻譯財務和理財投資相關的報表和資訊。也曾擔任留學顧問,協助留學生選校、翻譯及潤飾留學文件。
現為freelancer,主要替各大科技公司、銀行及傳產翻譯行銷文章、公司規章、財務報表等。兼任三隻貓的媽媽及奴僕。

林淑鈴(第1章至第3章)
曾擔任雜誌採訪記者、出版社編輯與版權工作。目前為譯書與編書的文字工作者。譯作包括:《新精品行銷時代》、《搞定數位小孩》、《風靡全美的MELT零疼痛自療法》、《馬拉松該怎麼練?》。

內文試閱:
(摘錄1)
第1章新時代要用新方法
承諾:武術家的「一切就緒」狀態

深思一下,如果你無論何時都能全面掌握自己的狀態,可能會呈現何種樣貌?心靈完全澄明,任何事都不會牽絆你。可以心無旁騖、隨心所欲全心投入當下的狀態又是怎樣?
這種境界是可能達成的。從容駕馭一切、花最少的力氣完成有意義的事,兼顧生活與工作各個層面……,這是可能實現的。置身在複雜的世界中,仍然可以體驗到武術家「心境如水」(mind like water),以及頂尖運動員所謂的「化境」(zone,或譯為「忘我」、「身心合一」)狀態。事實上,你可能曾體驗過這種狀態。
「心境如水」是一種工作、行動處於頭腦清楚,建設性想法層出不窮的狀態。每個人都可以「心境如水」,想有效處理二十一世紀複雜的生活,大家對這種境界的需求會日益增強。任何人若希望在工作與生活中維持平衡、持續獲得正向的成果,就需要「心境如水」的境界。世界級的美國划船運動員奎格‧蘭伯特(Craig Lambert)曾在著作《水上的心境》(Mind over Water)中描述這種感覺:
划船運動員會用一個詞來形容流暢狀態:擺盪(swing)。……回想一下盪鞦韆這件單純的樂事:輕鬆來回的動作,動力全來自鞦韆本身。鞦韆會帶著我們擺盪,我們不必用力、腿伸直與回勾就能讓自己盪得更高,但盪高的主因來自地心引力。與其說是我們在盪鞦韆,倒不如說我們被盪了起來。同理,當船載著人,是船身帶著我們移動更快:船兒就像輕鬆哼著歌,在航道上快速自然地前進。我們的任務只是與船身合作,不要為了加快速度而使勁划水,讓船反而減速。過度用力反而會讓船速度更慢。有些人為了躋身貴族階級竭力攀高結貴,這只會證明他們並不夠格,因為貴族根本不必如此費力,一出生就已是這個位階。擺盪(swing)正是處在這個「位階」狀態。

「無論是擦亮窗戶或嘗試寫出傑作,漫不經心必然活不出真實生命。」──娜迪亞‧布蘭傑

「心境如水」的比喻
空手道用「心境如水」的意象來解釋一切就緒的狀態。想像將小石子丟向平靜無波的池塘,池水的反應是什麼?答案是:會依石子投入的力道與質量,反應出相對應的漣漪,最後水面再度回復平靜。池水不會反應過度或不足。水就是水,只是展現水的本質。可以淹沒一切,本身卻不會被淹沒。時時平靜無波,卻又不會不耐煩;可以被迫改變流向,但又百折不撓。懂了嗎?
空手道出拳的力道是來自速度,而非肌肉;在揮擊最後階段所展現的「爆發力」就是力道的來源。這就是塊頭小的人也可以學會徒手劈開木板與磚頭的原因:不需靠厚皮老繭或蠻力,只要懂得借助速度形成的一股猛勁即可。不過,當肌肉緊繃速度就會減慢,因此在高階武術訓練中,平衡與放鬆是教學與要求重點。清除雜念並敞開心胸、適當反應是關鍵所在。
會造成你反應過度或反應不足的事情都會反過來控制你,這種事情反覆發生。當你回覆電子郵件、回應某個特定行動,以及應對小孩或老闆時,沒有拿捏好分寸,就會導致無法達到預期成效。大多數人對事情不是過度關注,就是太不專注,就只是因為他們沒能拿捏好「心境如水」的心態。

你能在必要時刻進入「高效狀態」嗎?
回想一下上次進入「高效狀態」的經歷,你可能會覺得一切如在股掌,絲毫不感到緊張,全神貫注在工作中,時間彷彿消失了(怎麼已經是午餐時間?),而且覺得工作起來充滿了意義。你想再度體驗這種感覺嗎?
萬一你與這種狀態背道而馳,覺得無法掌控情勢、壓力大、無法專注、厭煩與受困時,你有辦法再進入「高效狀態」嗎?這正是本書的宗旨,「搞定」(Getting Things Done, GTD)是套能大幅改善生活品質的方法,告訴你該如何再次回歸到「心境如水」的境界,將你的大腦才智發揮得淋漓盡致。很多人面臨一種挑戰,當他們掉出高效狀態時,缺乏一個可以判定的「參考點」,讓他們知道已經不在高效狀態了。其實大多數人長久以來都活在壓力緊繃狀態下,不曉得日子可以活得截然不同──也就是說,可以用另一種更具建設性的高效狀態,管理自己的世界。希望本書可以激發你控管壓力的能力,知道你可以隨時降低工作壓力。

「將心倒空,隨時接納一切,為萬物敞開。」──鈴木俊隆

(摘錄2)
第2章掌握生活主導權:精通工作流程的5步驟

想要游刃有餘地管理工作,請務必將「工作流程的5步驟」內化為自己的一部分。人們在面對生活、工作與隨之而來的事務時,都會經歷這5個步驟。也就是說,不管是在廚房或公司,若想妥善掌握事務的變化,都得精通工作流程的5步驟。每個步驟各有最佳實務做法與工具,而且必須與其他步驟融成一體,才能在繁務中創造出美妙的高效狀態。不是變得「有組織條理」或懂得「設定優先順序」而已。雖然那樣也很好,但卻是施行5步驟所得的結果,而非施行辦法。採用我稱之為「整體協作發揮」的流程,會創造出比想像中更有成效也更具挑戰性的結果。

5個步驟包括:
(一)「捕捉」(capture)吸引我們注意力的事項。
(二)「理清」(clarify)每件事的意義與下一步行動。
(三)「整理」(organize)上述結果,提出可行動的選項。
(四)「檢視」(reflect)選項清單,接著做出抉擇。
(五)「執行」(engage)決定的行動。
這構成了人們生活橫向的管理,隨時隨地整合向前邁進時必須考慮的所有事項。

「要確切知道何謂自由,唯有在生活的主要任務中尋求其原則,亦即在訓練自身反應與學習掌控所處環境的過程中探求。」──沃爾特‧李普曼

上述5個步驟並非空談胡說,而是為了享有高效行動、讓事在掌控之中必須做的事情。假設你打算煮一頓晚餐宴請朋友,但回家看到廚房一團亂,會怎麼處理?首先,找出放錯地方的物品(捕捉),決定該保留或丟棄(理清),再將各種東西歸位,例如:放回冰箱、丟垃圾桶或收到水槽(整理),然後查閱食譜,檢查自己擁有的食材和器具(檢視),最後是將奶油放到鍋裡加熱融化,開始烹煮(執行)。
這套方法的原則相當簡單明瞭,甚至一般人多已如此處理工作。不過,大多數人在每個步驟都仍有大幅改善的空間,尤其5個步驟間的連結往往很薄弱,但這卻是造就優質工作管理的關鍵。因此,每個步驟必須無縫接軌,以一致的標準維持。
在事務繁雜的生活與工作中,大部分人按自己的意思操作上述方法,可能已體會到嚴重效率不彰,周遭增生的環境壓力更是打擊了本來就較脆弱的部分。即使是在閱讀本書的當下,各種無所不在又瞬息萬變的資訊,更是不斷增加生活與工作的複雜度。如果只是整理雜亂的廚房可能還沒什麼,但再加上漏水添亂,就會演變成大麻煩。此外,不小心遺漏的電子郵件、未追蹤進度的任務,或逃避抉擇的事項,也會讓混亂的情況加劇。因為大量息息相關的事情不會越來越少,進來的速度也不會慢下來,所以若沒做好「工作流程管理」就會陷入險境。
多數人主要的弱點在於(1)「捕捉」的能力。例如「要做某事」的承諾只停留在腦袋裡,隨之產生的「有點想做」與「應該要做」的念頭多得不得了,卻很少記錄下來。很多人就算收集了很多想法,卻沒有(2)確實「理清」其意義,與決定該採取的行動(如果必要的話)。因此,這些人任隨意列下的清單散落各處,比如將會議筆記與含糊的待辦事項寫在便利貼上,黏貼於冰箱或電腦螢幕上,或者利用數位裝置上的「任務」功能記錄全部事項,而不是具體做法,導致最後麻木無感。這些清單可能不僅無法紓解壓力,反而還會製造更多負擔。
有些人是當下有對雜事做出恰當的決定,卻沒有發揮其價值,只因為缺乏(3)有效「整理」結果。例如某人決定告訴老闆某件事,但只記在自己的大腦裡,於是當要用到時,就無法適當取用。還有些人很擅於整理、很有條理,但是(4)不夠持續「檢視」內容,無法總是有系統地處理事情。例如即使擁有可利用的清單、計畫與形形色色的檢查清單(透過收集、理清與整理所建立的),但沒有跟進或加以善用。很多人不常看自己的行事曆,導致無法隨時跟進事件、趕上截止期限,最後在緊要關頭中慌亂受害。
最後,如果前述任何一個環節沒做好,就很可能無法在最佳的時間點(5)「執行」選定的行動。人們大多會因為「期待」(而非「信賴」),選擇先做剛發生或最吸引自己注意的事;還有正事沒做、「沒時間」參與某些重要活動,就會有種事情老是揮之不去的感覺。此外,無壓高效工作的精髓在於自由不受限地做有意義的事,否則痛苦也會不斷產生。
這工作流程的5步驟可以靈活變化,而且必須有良好的技巧與工具才能發揮到淋漓盡致。在日常生活中,將這些步驟打散進行會有相當助益(即使不是絕對必要)。有時候我只需要收集接到的事情,還不必決定該如何處置;有時候我可能只要處理會議筆記,或者剛剛出完差回來,必須整理路上收集與處理過的事情,或者需要檢閱工作清單。很顯然,我大多時候是在做必須完成的事情。
很多人無法做到「井井有條」的主要原因,就是試圖一次完成5個步驟。大多數人羅列清單時,會試圖按優先順序寫下「重要的事」,卻沒有提出具體行動。然而,如果你認定助理的生日「不是重要事項」,因此不必立即決定該做些什麼,這項「開放式迴路」(open loops)就會成為阻力,讓你無法完全清楚、高效地聚焦於真正重要的事。

(摘錄3)
第6章理清:清空收件匣
決定好下一步行動時
下一步行動務必是具體行為。這些行動必須是具體、可見的行為。許多人認為寫下「訂定會議時程」幾個字,就等於確認好下一步行動了;然而並不是,因為那完全沒有提到任何具體行為。該如何安排會議?可以用電話或電子郵件來確認;該聯絡誰?請做出明確的決定。現在不決定,之後還是得做出決定。這個步驟的目的在於,讓人們確實完成這些事項必經的思考過程。若沒有決定能推動進展的下一步具體行動,每次想起這件模糊的事項時,都會產生心理上的落差,進而開始抗拒回想這件事,導致事情延宕、停滯不前。
而一旦決定好所需的下一步行動後,接下來有 3 個選擇:

● 立刻執行(如果該動作可以在 2 分鐘內完成)。
● 委派他人(若自己並非執行該動作的最佳人選)。

● 延後執行(將該事項及行動放入整理系統中,列為之後再進行的事項)。

立刻執行(do it)
若下一步行動能在 2 分鐘或更短的時間內完成,請在從收件匣中拿起時就立刻執行。若一封電子郵件只要 30 秒就能讀完,並迅速回覆「是/否/其他」給寄件人,那就馬上做吧!若能在 1 ∼ 2 分鐘內就大致瀏覽過、判斷是否感興趣的商品型錄,請趕快翻閱,然後根據型錄內容決定要丟掉、轉寄或收入參考資料;若某件事的下一步行動是聽取某人的簡短留言,那麼請趕快拿起電話吧!
就算某件事的優先順序並不高,但若想要執行這件事,就馬上做吧!2 分鐘定律的目的是,若儲存及追蹤某件事要花的時間,比「立即處理」還多的話,或許初次接觸到這件事時就立刻完成會更有效率。換言之,就是所謂的效率臨界點。若某件事沒有重要到必須完成,那就丟了吧!若很重要、也需要在某個時間點前完成的話,「效率」就是應該好好思考的因素。
很多人發現,養成 2 分鐘定律的習慣,能對工作效率產生極大影響。一位大型軟體公司的副總裁曾告訴我,2 分鐘定律讓他每天多了 1 小時的時間可以自由支配!他是那種一天會收到 300 封電子郵件的高科技產業高級主管;他收到的電子郵件大多是來自於他的下屬,需要他注意到某件事、提供意見或表示同意,然後工作才能繼續進行。然而,由於這些內容並非他個人關注的主要議題,所以信件會被留在收件匣中以待後續處理。累積了上千封電子郵件之後,他就必須耗費一整個週末來加班、試圖趕上進度。
假如他才 26 歲、體力豐沛、充滿幹勁,那或許還沒問題,但他不僅已經30多歲,而且孩子們也都還小,再也不能承受加班整個週末的瘋狂行為了。當我指導他時,他便一一加工好當時還放在收件匣裡的 800 封電子郵件,結果發現,其中有一大部分可以直接刪除、一些需要存起來作為參考資料,另外還有很多則可以在 2 分鐘內迅速回覆。一年後再追蹤,我發現他依然處於極佳狀態,再也不會讓電子郵件多到超出螢幕的範圍。他表示,自己大幅縮短回信時間的情況,甚至改變了部門的特性,現在他的員工都覺得他是鐵打的!
這是一個頗為戲劇化的實際案例,也顯示基本加工動作的重要性,尤其是對個人而言,待處理的事務數量與接收速度都在增長的時候。

2 分鐘其實只是一個參考方向。若有很長的空檔來加工收件匣,也可以將每樣事項的效率臨界點增加為 5 ∼ 10 分鐘。如果需要迅速看過所有累積的事項,才能判斷該如何以最有效的方式來運用時間,就將時間縮短至 1 分鐘、甚至 30 秒,好讓自己能更快瀏覽過每件事。
在嘗試摸索、熟悉這個過程時,實際測量花了多少時間在處理那些事是個不錯的方法。大部份我指導過的人都對於「2 分鐘實際上到底是多久」感到困惑,導致大幅低估某些行動可能需要的時間。例如,有項行動是留言給某人,但打過去時是本人接聽而非轉接語音信箱,通常這通電話所需時間就會超過 2 分鐘。
對於 2 分鐘內就可以完成的行動,不太需要進行追蹤。但若執行了一個行動,卻無法因此一口氣完成專案,就需要理清該專案所需的下一步行動,並用相同的標準來管理。舉例來說,如果你想
更換印表機的墨水匣,卻發現沒有新的墨水匣了,因此決定需採取的下一步行動就是取得墨水匣(如上網訂購印表機墨水匣),以及恰當地選擇該執行、委派或延遲處理。
好好遵循 2 分鐘定律,就能看見清理收件匣時的驚人效率。許多人都驚訝於自己居然能採取這麼多 2 分鐘行動,而且通常還是出現在處理眼下最緊急的那些專案。此外,這個定律也適用於一些非常細微、已經延誤太久又一直干擾專注力的未完成事項,其成果絕對令人非常驚喜。
2 分鐘定律已成為許多人試圖掌管好數量龐大的電子郵件的救星。在電子郵件往來頻繁的情況下,至少有 30% 可行動的電子郵件能在 2 分鐘以內完成回覆(假設打字速度不算太慢的話)。對於正在執行清理電子郵件的人而言,堅守本定律將能大幅改善個人工作效率生態系統中的反應速度。當我跟學員一起清理他的電子郵件庫存時,總是會遇到許多能快速採取行動的時刻,這些行動不但可以推動許多方面的進度,也能突破不少瓶頸。

話雖如此,但也不要成為 2 分鐘定律的奴隸,花上一整天的時間進行 2 分鐘的行動。這項定律主要適用於執行剛收到的新事項,例如加工收件匣、在辦公室或家裡與人互動,或單純在走廊上面臨岔路的時候。因為若這件事在出現的當下沒有立刻執行、之後還是必須處理,那就得花費更多時間和精力去捕捉、理清與追蹤,才能避免這件事占據大腦。
資料來源:http://www.taaze.tw/sing.html?pid=11304779831